L’attuale attenzione al tema della privacy evidenzia l’importanza di programmare e mettere in atto un adeguato sistema di trattamento dei dati personali contenuti negli account e-mail di dipendenti e collaboratori, con particolare riferimento alle cautele da adottare in caso di dimissioni o allontanamento dei questi ultimi.
Con un recente provvedimento del 7 marzo u.s., il Garante della privacy ha elevato una consistente sanzione amministrativa ad una società che ha mantenuto attivi gli account di posta elettronica di un dipendente anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, violando così i principi di liceità, di trasparenza, di minimizzazione e di limitazione della conservazione previsti dal Regolamento UE sulla protezione dei dati personali.
In particolare, nella valutazione sull’illiceità del trattamento da parte della società, sono stati determinanti tre principali aspetti: (i) la mancata previa adeguata informazione ai dipendenti riguardo alle modalità di trattamento dei propri dati personali; (ii) successivamente alla cessazione del rapporto, il mantenimento in attività dell’account dell’ex dipendente; e (iii) la mancata attivazione di sistemi idonei a “dirottare” le e-mail in entrata su tale account (es. risposta automatica) e/o di informazione che tale account non era più attivo.
A tali elementi si è accompagnata l’insussistenza di una sufficiente base giuridica per il trattamento dei dati in deroga (es. tutela di diritto in sede giudiziaria).
Ricordiamo che i provvedimenti del Garante vanno letti in considerazione delle particolari circostanze alla luce delle quali sono adottati; pertanto, non devono essere considerati come universamente applicabili, ma possono sicuramente guidare l’impresa nell’evitare di adottare comportamenti illeciti in materia di trattamento dei dati personali.
Vista la delicatezza del tema, siamo a disposizione per guidarVi a trovare soluzioni idonee a gestire gli account di posta elettronica per ridurre rischi e per tutelare le Vostre realtà professionali e imprenditoriali.
